État des lieux concernant les légalisations/les cachets 25/1/2021

Courriel de Brigitte Collin, conseiller, Registre National sur l’état des lieux concernant les légalisations/les cachets.

Pour répondre à votre première question, concernant le délai de légalisation. Nous avons été confrontés ces deux dernières semaines à une augmentation exponentielle du nombre de documents à légaliser. Nous avons dû nous adapter en tenant compte du contexte sanitaire.

Nous venons d’augmenter notre capacité de légalisation. Nous avons obtenu du renfort qui est opérationnel depuis la fin de la semaine dernière.

Je vous rassure, nous n’avons pas 3 semaines de retard dans le traitement des légalisations mais il est vrai qu’il y a, pour l’instant, une petite semaine de  décalage entre la réception des documents et leur légalisation. Nous mettons tout en œuvre pour réduire autant que possible le temps d’attente pour les  légalisations.

Un de nos grand souci, en termes de délai, est lié au temps de traitement du courrier maintenant nécessaire à bpost!  Il n’est pas rare qu’un courrier traité et posté par nous, mette plus d’une semaine pour arriver à son destinataire. Et malheureusement, nous n’avons aucune prise sur ça. Si les courriers mettent parfois plus de 7 jours pour arriver à leur destinataire, il n’est pas improbable qu’ils mettent également un délai équivalent pour nous parvenir.

 

Concernant le fait que le service du registre national fait des légalisations, sur place, sur « rendez-vous ». Cette information est un « malheureux raccourci » !

Il nous arrive effectivement d’accepter de faire exceptionnellement des légalisations urgentes. Ces demandes étaient relativement marginales jusqu’au début du mois de janvier. Elles viennent d’exploser depuis quelques jours. Nous recevons des demandes venant de clients « paniqués »  parce qu’ils réceptionnent leur traduction, auprès du traducteur, quelques jours seulement (de 1 à 3 jours) avant un départ à l’étranger, par exemple pour un mariage, ou quelques heures avant un rendez-vous déjà fixé aux affaires étrangères. Nous nous sentons un peu pris en otage et donc oui, nous essayons d’aider ces personnes mais cela ne peut pas durer au même rythme que celui connu ces derniers jours.  Donc non, il n’est pas réaliste que les traducteurs se rendent au registre national. J’ai demandé la plus grande vigilance à ce sujet et seules les vraies urgences sont acceptées. 

Si les traducteurs se déplacent au registre, c’est seulement pour déposer leurs documents à légaliser dans la boite qui se trouve à l’accueil du bâtiment.

 

Pour être acceptées par les affaires étrangères, les légalisations qui sont destinées à l’étranger devront continuer à être légalisées par le SPF justice.

Ce sont nos collègues du service de légalisation du 115 qui vont s’en charger. Toutefois, ils ne légaliseront que les documents sur lesquels figure le cachet officiel du SPF justice. Le cachet permet à ce service de procéder rapidement à la légalisation. Donc, rien ne va changer concernant les étapes nécessaires à la légalisation des documents destinés à l’étranger.  Certaines traductions seront légalisées par le bureau de légalisation du 115 au lieu de l’être par le registre national. Le service de légalisation du 115 a l’avantage de pouvoir recevoir, sans rendez, les personnes qui souhaitent faire légaliser des documents ( donc pas de délai d’attente).

 

En ce qui concerne les cachets, je peux vous confirmer que normalement nous allons commencer à les réceptionner la semaine du 25 janvier.

Dès que nous aurons confirmation de la réception de ces cachets par les différents lieux de distribution, nous enverrons un mail d’informations aux traducteurs concernés. Ce mail leur donnera les informations et directives nécessaires au retrait de leur cachet.

 

Je n’ai personnellement reçu aucune information sur la date de publication de l’arrêté royal réglementant l’utilisation des cachets officiels.  Ce qui est certain, c’est que tant que cet arrêté royal n’est pas publié et entré en vigueur, les traducteurs doivent envoyer au service du registre national, pour légalisation, les traductions destinées à la Belgique, ainsi que celles destinées à l’étranger pour les traducteurs qui n’auront pas encore reçu leur cachet.

 

Je reste à votre disposition pour toute information complémentaire.

https://justice.belgium.be/themes_et_dossiers/personnes_et_familles/legalisation_de_documents/faq