STAND VAN ZAKEN LEGALISATIES/STEMPELS 25/1/2021

Stand van zaken van de legalisaties/stempels door mevrouw Brigitte Collin

Nationaal Register (vertaalde mail)

Om uw eerste vraag te beantwoorden, over de termijnen voor de legalisatie. De afgelopen twee weken zijn we geconfronteerd met een exponentiële toename van het aantal documenten dat moet worden gelegaliseerd. We hebben ons moeten aanpassen, rekening houdende met de context van de volksgezondheid.

We hebben recent onze capaciteit om te legaliseren vergroot. We hebben versterkingen gekregen die sinds eind vorige week operationeel zijn.

Ik kan u verzekeren dat we geen drie weken vertraging hebben op de behandeling van de legalisaties, maar het klopt dat er op dit moment een kleine week ligt tussen de ontvangst van de documenten en de legalisatie ervan. Wij doen ons uiterste best om de wachttijd voor legalisaties zo kort mogelijk te houden.

Een van onze grootste problemen, wat de vertraging betreft, is de tijd die bpost nodig heeft om de post te verwerken!  Het is niet ongewoon dat het meer dan een week duurt voordat de post die we verwerkt en gepost hebben, de geadresseerde bereikt. En daar hebben we helaas geen controle over. Als post er soms meer dan zeven dagen over doet om de geadresseerde te bereiken, is het niet onwaarschijnlijk dat het even lang duurt vooraleer wij de post ontvangen.

Wat betreft het feit dat het Nationaal Register legalisaties doet, ter plaatse, op “afspraak”. Die informatie is ongelukkig genoeg ‘kort door de bocht’!

In uitzonderlijke gevallen kunnen we soms dringende legalisaties uitvoeren. Die vragen waren tot begin januari betrekkelijk marginaal. Ze zijn de laatste dagen geëxplodeerd. We ontvangen verzoeken van klanten die “in paniek” zijn omdat zij hun vertaling van de vertaler pas enkele dagen (1 tot 3 dagen) voor een reis naar het buitenland, voor een bruiloft of voor een afspraak bij Buitenlandse Zaken (soms enkele uren) ontvangen. We voelen ons een beetje gegijzeld en dus ja, we proberen die mensen te helpen, maar zoiets kan niet in hetzelfde tempo blijven doorgaan als wat we de laatste dagen hebben meegemaakt.  Dus nee, het is niet realistisch voor vertalers om naar het Nationale Register te gaan. Ik heb gevraagd om de grootst mogelijke waakzaamheid in dat verband en alleen echte noodgevallen worden aanvaard.

Als vertalers naar het Nationaal Register gaan, is dat alleen om hun te legaliseren documenten in de doos bij de receptie te deponeren.

Om door Buitenlandse Zaken te worden aanvaard, zullen legalisaties die voor het buitenland zijn bestemd, nog steeds door de FOD Justitie moeten worden gelegaliseerd. Onze collega’s van de legalisatiedienst van nummer 115 zullen daarvoor zorgen. Zij zullen echter alleen documenten legaliseren met het officiële stempel van de FOD Justitie. Dankzij het stempel kan de dienst snel legaliseren. Er zal dus niets veranderen aan de stappen die nodig zijn voor de legalisatie van documenten die voor het buitenland bestemd zijn.  Sommige vertalingen zullen worden gelegaliseerd door de Legalisatiedienst van nummer 115 in plaats van door het nationale register. De Legalisatiedienst van nummer 115 kan zonder afspraak mensen ontvangen die documenten willen laten legaliseren (er is dus geen wachttijd).

Wat de stempels betreft, kan ik bevestigen dat we ze normaal gezien in de week van 25 januari zullen beginnen te ontvangen.

Zodra wij de bevestiging hebben dat de distributiepunten de stempels hebben ontvangen, zullen we een informatieve e-mail aan de betrokken vertalers sturen. In de mail krijgen ze de nodige informatie en instructies over hoe ze hun stempels kunnen ophalen.

Ik heb geen informatie ontvangen over de datum van publicatie van het Koninklijk Besluit dat het gebruik van officiële stempels regelt.  Zeker is dat zolang dit koninklijk besluit niet is gepubliceerd en nog niet in werking is getreden, vertalers vertalingen voor België en voor het buitenland voor vertalers die hun stempel nog niet hebben gekregen, voor legalisatie naar het Nationaal Register moeten sturen.