Lextra Lingua

Omzendbrief nr. 299. - Werking beëdigd vertalers tolken en

vertalers-tolken

Federale Overheidsdienst Justitie

Omzendbrief nr. 299 Werking beëdigd vertalers tolken en vertalers-tolken

Mevrouw de eerste voorzitter van het Hof van Cassatie,

Mijnheer de procureur-generaal bij het Hof van Cassatie,

Mevrouw en Heren eerste voorzitters bij de hoven van beroep,

Heren eerste voorzitters bij de arbeidshoven,

Heren procureur-generaal bij de hoven van beroep,

Mijnheer de federaal procureur,

Ter attentie van

Dames en Heren magistraten - korpschefs,

Dames en Heren hoofdgriffiers en hoofdsecretarissen, griffiers en parketsecretarissen

De leden van de taxatie- en vereffeningsbureaus

De beroepsverenigingen van beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken

Alle beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken

Samenvatting: Deze omzendbrief heeft tot doel om de samenwerking tussen de beëdigd vertalers, tolken en vertalerstolken

en de rechterlijke orde te verbeteren.

Context

Sinds 2022 vindt er een structureel overleg plaats tussen de beroepsverenigingen van beëdigd vertalers, tolken en

vertalers-tolken, vertegenwoordigers van de rechterlijke orde, Team Support en de beleidscel van de Minister van

Justitie. Deze omzendbrief is een resultaat van de besprekingen in dit structureel overleg en heeft als doel de werking

van zowel de beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken als de rechterlijke orde te verbeteren.

1. Digitale werking

A. Aanleveren van vertalingen via digitale wijze

A.1. Door de vertalers

Vertalers moeten nog vaak hun vertalingen via post of persoonlijk bezorgen aan hun opdrachtgever. Dit zorgt voor extra

verplaatsingskosten, tijdverlies maar ook extra printkosten en/of portkosten voor de vertalers zelf. De bedoeling is dat de

vertalingen via digitale wijze worden overgemaakt aan de opdrachtgevers. Grote bestanden kunnen trouwens vandaag

de dag reeds worden overgemaakt door vertalers via JustsendIt. Het is daarom voorlopig nog belangrijk dat de

opdrachtgever in zijn vordering duidelijk vermeldt naar welk e-mailadres van zijn of haar dienst de vertaling gestuurd kan

worden.

Vanaf het najaar 2024 zullen vertalers hun vertalingen moeten overmaken via JustDeposit. Op termijn zal het dus niet

meer mogelijk zijn om verslagen over te maken per mail maar enkel nog via JustDeposit.

A.2. Door de opdrachtgever

Te vaak gebeurt het nog dat te vertalen teksten/dossiers worden overgemaakt per post door de opdrachtgever. Tussen

de datum van de vordering en aankomst per post verstrijkt dan kostbare tijd. Bovendien ontbreken ook vaak (digitale)

contactgegevens zodat de vertaler moeilijk zijn opdrachtgever kan bereiken.

Ook is het belangrijk dat de opdrachtgever de teksten, die vertaald dienen te worden, in duidelijk leesbare en bewerkbare

vorm bezorgt worden zodat de vertaler geen extra tijd moet besteden aan het lay-outen van de vertaling.

B. Digitale handtekening

Bij het overmaken van de digitale vertaling is de aanwezigheid van de elektronische handtekening van de vertaler

voldoende. Het is niet nodig om de vertaling af te drukken en te ondertekenen met de zogenaamde natte handtekening.

C. Buitenlandse vertalers, tolken en vertalers-tolken

Vertalers, tolken en vertalers-tolken die in het buitenland wonen dienen hun kostenstaat in te dienen bij het centraal

bureau van de gerechtskosten.

2. Overmaken van vertalingen naar het taxatiebureau is niet langer mogelijk

De Data Protection Officer van de FOD Justitie heeft in het kader van de nieuwe applicatie Justinvoice een negatief

advies verleend wat betreft de `verdere verwerking' van verslagen van gerechtsdeskundigen of vertalingen van beëdigde

vertalers-tolken.

Deze informatie is buiten proportioneel en niet noodzakelijk om tot de taxatie en vereffening te kunnen overgaan.

Op deze manier aligneren we ons op het advies van de gegevensbeschermingscommissie uit 2019 waarbij deze had

geoordeeld dat het overmaken van vertalingen niet proportioneel is.

Het is dus absoluut noodzakelijk dat de opdrachtgever in zijn goedkeuringsdocument het aantal woorden vermeldt

1/3